Par Jean-François Major, réd. a.
Imaginez un restaurant de quartier qui accepte toutes les réservations sans savoir combien il possède de places. En période de pointe, des clients doivent faire la file pendant des heures avant de pouvoir s’asseoir. Par temps morts, des serveurs et cuisiniers sont payés à ne rien faire, parce qu’il n’y a pas assez de clients. On ne pourrait penser qu’un tel restaurant reste en affaires bien longtemps… alors que c’est pourtant ce que de nombreux travailleurs autonomes se retrouvent à faire en disant « oui » à tout.
Pour gérer efficacement la charge de travail, il faut d’abord connaître sa capacité.
Comment calculer sa capacité
Combien d’heures êtes-vous prêt à travailler par semaine ? Multipliez ce nombre par quatre : ça vous donnera une idée du nombre d’heures raisonnables qui sont disponibles pour le travail. À 35 h par semaine, ça représente 140 h.
Capacité : 35 h / semaine X 4 = 140 h par mois
Révisez le temps passé pour chaque client régulier lors des derniers mois. Si vous utilisez un logiciel de gestion de temps, vous obtiendrez la réponse exacte. Sinon, examinez vos factures pour chaque client et divisez le total par votre taux horaire (ou votre taux horaire « idéal » si vous facturez au mot).
| Client | Heures/mois |
| Gazebo Marketing | 60 h |
| XYZ Média | 36 h |
| Le Journal | 25 h |
| Le Groupe Éclair | 20 h |
| Mandats ponctuels | 9 h |
| Total | 150 h |
Savoir prioriser les meilleurs projets
Si le total de vos engagements mensuels est plus élevé que votre capacité, c’est que vous roulez au-delà de votre capacité. C’est un heureux problème, mais ça implique nécessairement de travailler le soir ou la fin de semaine, par manque de temps. Dans une telle situation, mieux vaut se montrer sélectif avant d’accepter un nouveau mandat. Est-il plus intéressant ou payant que tout ce qu’on a déjà à faire ? Sera-t-on capable de livrer la marchandise dans les temps ? Parce que tout nouveau projet s’ajoute à des semaines de travail déjà pleines à craquer.
Combler les heures libres
Si à l’inverse, il reste du « lousse », c’est dans notre intérêt de le remplir. Ces heures vacantes peuvent être consacrées au développement des affaires, à l’autopromotion, à la rédaction de contenu ou encore, au bénévolat. On peut aussi se montrer plus souple sur le tarif régulier pour des mandats ponctuels : ces heures travaillées, même moins rentables, contribuent tout de même au chiffre d’affaires global. Il est aussi parfaitement acceptable de rouler à un rythme plus mollo à certains moments — prendre ça relax l’été, par exemple.
Un exercice à refaire
Les affaires évoluent continuellement. Certains clients quittent, de nouveaux arrivent. Il est utile de refaire ce calcul sur une base régulière – tous les six mois ou à la fin de l’année, par exemple. Ça permet d’avoir une idée claire de notre situation et de déterminer où concentrer nos efforts : chercher de nouveaux mandats ou livrer ceux qu’on a déjà ?
Jean-François Major est un rédacteur agréé à Montréal et membre du conseil d’administration de la SQRP. Il écrit du contenu de marque utile, avec toute la rigueur et la courtoisie d’un parfait gentleman. Depuis 2013, il compte des centaines de textes et billets publiés dans La Presse, SUITE, Cahier Habitat, CASA, Yoopa, BOIRE Mixologie et Joli Joli Design.
www.jeanfmajor.com