Par Jean-François Major, réd. a.
Réviser le total de ses comptes clients (ce que tout le monde qui n’est pas rédacteur appelle comptes recevables) est à la fois une source de joie et de frustration. De joie, parce que ça représente l’argent récompensant tout notre travail. Et de frustration, parce que ces dollars convoités ne sont pas encore dans nos poches ! Pour accélérer la transition entre « compte client » et « compte bancaire », voici quelques bonnes pratiques à mettre en place.
1. Clarifier la facturation dès le début
Le début de la relation avec un nouveau client est un bon moment pour définir tout ce qui touche la facturation. À qui envoie-t-on la facture ? Faut-il inclure un numéro de commande ? Quelles informations doivent être indiquées ? Faut-il fournir certaines informations bancaires pour le dépôt direct ? Régler ces détails en début de collaboration permet de gagner un temps précieux, plutôt que de retarder le paiement en fin de projet
2. Émettre la première facture rapidement
Avec un nouveau client, il est préférable d’émettre une première facture dès que le travail est effectué. Mieux encore — exiger une avance. Le temps qu’il faudra avant de recevoir ce premier paiement donnera une bonne idée des habitudes de gestion du client. Recevra-t-on un chèque dans quelques jours ? Un virement bancaire dans 30 jours ? Aura-t-on besoin d’envoyer des rappels fréquents ?
3. Facturer régulièrement
Avec les contrats d’envergure, attendre que « tout tout tout » soit terminé avant d’envoyer une facture peut devenir lourd pour le fonds de roulement. En facturant le travail au fur et à mesure — à chaque mois ou après l’atteinte de certaines étapes, par exemple — l’argent est disponible plus rapidement.
Pour les petits mandats, certains pigistes préfèrent émettre des factures individuelles pour chaque projet complété. Personnellement, j’envoie plutôt à chaque client une seule facture par mois, détaillant tout le travail effectué le mois précédent. Les comptables des entreprises semblent reconnaissants que je leur simplifie la vie de cette façon (se traduisant par des chèques réguliers) et ça facilite les suivis.
4. Être « un peu insistant » auprès des retardataires
Un suivi régulier des comptes clients permet d’identifier les mauvais payeurs et de les ramener à l’ordre. Si une facture devait être réglée après 30 jours, on envoie un rappel à 45 jours. Puis un autre à 60 jours. Si ça se poursuit, le client est avisé que le travail sera suspendu jusqu’à ce qu’un paiement soit reçu. Après 90 jours, le risque de ne jamais être payé devient très sérieux.
Retarder le paiement des comptes fournisseurs est une pratique répandue (et même encouragée !) pour améliorer le fonds de roulement des entreprises. Lorsque les administrateurs choisissent quels fournisseurs seront payés en premier, être « un peu insistant » est un bon moyen de faire partie des gagnants. À l’inverse, un fournisseur discret et docile, qui ne dit pas un mot lorsqu’il n’est payé que 90 jours plus tard… risque de continuer d’être payé 90 jours plus tard.
5. Offrir un rabais pour paiement rapide
Une facture avec la mention « 1/10, net 30 » indique qu’elle doit être réglée en entier dans les 30 jours, mais qu’un rabais de 1 % est applicable pour un paiement reçu dans les 10 premiers jours. Le rabais peut sembler mince (10 $ sur une facture de 1 000 $), mais chez les clients costauds qui opèrent à partir d’une marge de crédit, les intérêts en moins rendent cette option très attrayante. Bien que cette pratique réduise légèrement le chiffre d’affaires, elle permet de libérer des liquidités plus rapidement.
Jean-François Major est un rédacteur agréé à Montréal et membre du conseil d’administration de la SQRP. Il écrit du contenu de marque utile, avec toute la rigueur et la courtoisie d’un parfait gentleman. Depuis 2013, il compte des centaines de textes et billets publiés dans La Presse, SUITE, Cahier Habitat, CASA, Yoopa, BOIRE Mixologie et Joli Joli Design.
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