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Par Jean-François Major, réd. a.

Entre le tarif indiqué au devis, le montant de la facture finale, et l’argent qu’on a réellement gagné une fois le travail terminé, il peut y avoir un monde de différence. Pour mesurer la rentabilité d’un projet, le taux horaire effectif est un outil indispensable. C’est également un précieux guide pour identifier les mandats à prioriser et découvrir si certains clients ne sont peut-être pas de « si bons clients » que ça. En voici les grandes lignes.

Comment calculer le taux horaire effectif

Même si votre tarification est basée au mot ou au feuillet, toute minute passée à travailler sur un projet devrait être comptabilisée — y compris l’envoi courriel d’une seule phrase ou le bref échange téléphonique. S’équiper d’un outil de gestion de temps de type horodateur (le bon vieux punch-clock) est un moyen rapide et efficace d’enregistrer les efforts investis. Par la suite, des rapports permettent de savoir précisément combien de temps a été passé sur un projet.

Divisez le montant final de la facture (avant taxes applicables) par le nombre d’heures réelles travaillées pour un mandat. Le résultat est votre taux horaire effectif, le « montant à l’heure » que vous avez réellement gagné en retour de votre temps.

$ facturé / temps travaillé = Taux horaire effectif

Si ce taux est égal ou supérieur à ce que vous visez comme tarif, c’est que le projet a été rentable. S’il est inférieur, ça mérite de passer le travail en revue et de découvrir pourquoi il a fallu plus de temps que prévu.

Comparer le taux horaire effectif entre différents clients

Cet exercice peut également servir à évaluer si certains de vos clients sont plus profitables que d’autres. Refaites le calcul en additionnant toutes les heures travaillées pour un même client et le total des factures pour une période donnée (ex. : le mois dernier, les douze derniers mois, etc.).

Si votre taux horaire effectif est plus élevé que la moyenne chez certains clients (parce qu’ils demandent peu de corrections ou acceptent de payer un peu plus, par exemple), réfléchissez à des moyens de développer la relation d’affaires davantage : votre travail pour eux est particulièrement payant !

À l’inverse, si certains clients génèrent moins de rentabilité, ça vaut la peine d’en chercher la cause et de trouver des solutions. Le client est-il désorganisé et ses projets changent d’orientation souvent ? Insistez un peu plus sur l’importance d’une commande claire en début de mandat. Le client est éloigné et vous passez un temps fou à vous y rendre pour des rencontres ? Prévoyez des frais pour vos déplacements ou limitez les visites en entreprise. Si le taux horaire effectif est particulièrement décevant, c’est peut-être signe qu’il vaudrait carrément mieux prendre vos distances de ce client et accorder plus d’attention à vos partenaires d’affaires plus prometteurs.


Jean-François Major est un rédacteur agréé à Montréal et membre du conseil d’administration de la SQRP. Il écrit du contenu de marque utile, avec toute la rigueur et la courtoisie d’un parfait gentleman. Depuis 2013, il compte des centaines de textes et billets publiés dans La Presse, SUITE, Cahier Habitat, CASA, Yoopa, BOIRE Mixologie et Joli Joli Design.
www.jeanfmajor.com

Par Sandra Cusson, M. Ps., réd. a.

Mes nombreuses années dans le monde de la consultation, au cours desquelles j’ai eu l’occasion de rencontrer des clients et surtout, d’accompagner et d’observer les meilleurs « seniors » lors de ces rencontres, m’ont permis d’apprendre au moins une chose : l’écoute est plus importante que la parole.  Bien entendu, on doit s’être préparé à parler de nos services et à répondre à des questions mais, comme le disait l’un de mes patrons, au fur et à mesure de ce que le client est prêt à entendre.

Un principe de base : l’écoute active

Je ne pense pas me tromper beaucoup en affirmant qu’une des erreurs les plus fréquemment commises par les débutants est de parler presque sans arrêt, un peu comme s’il s’agissait d’un rallye où l’on doit « lancer » la plus grande quantité possible d’information avant que ne sonne la cloche!  Malheureusement, cette façon de faire est probablement le meilleur moyen de s’assurer que notre interlocuteur, non seulement ne retiendra rien, mais sera peu enclin à nous transmettre les informations dont nous avons besoin.

Il est en effet très frustrant de sortir d’un entretien avec le sentiment de n’avoir rien appris de nouveau!  Comment s’assurer d’obtenir et de donner un maximum d’information pertinente?  En appliquant les bons vieux principes de la communication et de l’entrevue, c’est-à-dire en posant des questions ouvertes, en s’intéressant à ce que l’autre a à dire, en dosant ses réactions et en rajustant son plan de match au besoin.

Chacun son style mais le plus important : demeurer soi-même!

Ceci dit, j’ai vu certains consultants discuter beaucoup de sujets sans lien avec le mandat en question, d’autres mener des entretiens beaucoup plus factuels, au cours desquels la discussion se déroulait en terrain très technique.  Il n’existe sans doute pas de recette éprouvée, mis à part les quelques principes de base énoncés plus haut.  Et j’ajouterais que les meilleurs professionnels – c’est-à-dire ceux qui obtiennent le plus – demeurent en général très naturels et savent utiliser l’humour lorsque la situation s’y prête.  Je me rappelle cette entrevue au cours de laquelle un collègue a mentionné un terme très technique dont il ignorait toutefois le sens exact… À la demande de précision de la part du client, mon collègue, pris en flagrant délit de « word dropping », a réagit spontanément, avec une simplicité désarmante : «Oh! Je n’ai fait que laisser échapper le mot mais je ne sais pas vraiment ce que cela veut dire; vous pouvez peut-être me l’expliquer? »  Sa réaction a engendré un fou rire généralisé; la glace était rompue et l’échange qui a suivi fut des plus sympas!

 


Sandra Cusson est psychologue organisationnelle et rédactrice agréée de la SQRP.  Possédant de nombreuses années d’expérience dans les domaines de la consultation, de la recherche et du développement de contenus, elle offre maintenant ses services en tant que rédactrice à la pige.

www.sandracusson.com

Propos recueillis par Roxanne Boucher, réd. a.

Pour obtenir le titre de réd. a., il faut soumettre un dossier de candidature et réussir l’examen d’agrément. L’épreuve de trois heures n’est pas toujours facile… Il faut réaliser un mandat rédactionnel similaire à ceux de la vie professionnelle courante, à partir d’un dossier contenant divers documents de référence remis sur place. Nous avons demandé à quatre rédacteurs agréés de nous parler de leur expérience. Voici les résultats de notre vox pop!

1. Quel était le sujet de l’examen?

Janis Locas, réd. a., cohorte 2016 : Les frais accessoires facturés par les médecins spécialistes. On devait faire une lettre d’opinion.
Louis Philippe Vézina, réd. a., cohorte 2014 : Les villes à échelle humaine. Il fallait produire une allocution pour un représentant de la Ville de Montréal si je me souviens bien.
Josée Boudreau, réd. a., cohorte 2008 : Un message corporatif portant sur le développement économique signé par une organisation œuvrant dans une petite municipalité.
Charles Girard, réd. a., cohorte 1998 : Un dépliant publicitaire présentant un produit de services financiers.

2. En sortant, pensiez-vous avoir réussi?

J. L. : Non, car j’avais repris les arguments surtout d’un document, alors qu’on en avait reçu une tonne.
L. P. V. : J’étais essoufflé, mais plutôt satisfait de moi-même et en confiance.
J. B. : J’avais confiance, car il s’agit d’un type de mandat que je dois relever souvent. La documentation fournie était vague et complexe à souhait, exactement le même matériau qui fait mon quotidien de rédactrice et de chargée de communications.
C. G. : Mon instinct me disait que je m’étais bien tiré d’affaire.

3. Qu’avez-vous trouvé le plus difficile?

J. L. : Ne pas travailler dans mon environnement naturel, sur mon ordinateur. Et il faisait très froid dans le local!
L. P. V. : D’entendre pratiquement tous mes voisins de salle d’examen se mettre à pianoter dix minutes après le début, alors que j’ai mis une bonne heure et demie à m’immerger dans la documentation et à structurer ma pensée avant de me joindre au concert.
J. B. : Bien gérer la période de temps allouée pour lire la documentation, en tirer des exemples pertinents, rédiger un premier jet et le réviser, le tout en percevant le stress des autres candidats et les bruits ambiants.
C. G. : La gestion du temps pour produire un bon texte.

4. Avez-vous fait une gaffe ou une faute idiote?

J. L. : Oui! J’ai écrit « le patients » dans le premier paragraphe. Quelle horreur!
L. P. V. : Sûrement! Vu le temps octroyé, la masse d’information à mouliner et le produit à livrer, dur de réussir sur toute la ligne. Je pense que l’objectif de l’examen n’est pas de tester l’infaillibilité rédactionnelle.
J. B. : Si je l’ai fait, je ne l’ai pas réalisé! Toutefois, à titre de responsable de l’examen d’agrément entre 2010 et 2014, j’ai vu beaucoup de candidats en faire dans l’énervement causé par le processus.
C. G. : Pas à ma connaissance…

5. Comment vous sentez-vous depuis que vous avez le titre de réd. a.?

J. L. : C’est une corde de plus à mon arc. Et quand j’embauche des pigistes, il est certain que leur titre de réd. a. me met tout de suite en confiance, ne serait-ce que parce qu’elles ont réussi ce super examen!
L. P. V. : Plutôt bien, j’ai l’impression qu’on a validé une partie de mes compétences. Cela donne confiance. Il reste que c’est une étape et qu’il y a bien des apprentissages qui se font au cours des chantiers rédactionnels.
J. B. : Cela a facilité grandement mes contacts avec mes clients internes dans l’organisation où je travaille. Ils font appel à mes services et me remercient avec sincérité. Mon rôle est maintenant compris, accepté et valorisé!
C. G. : Je suis fier d’être reconnu comme langagier agréé. Fini le sentiment d’imposteur et le syndrome du travail dans l’ombre!

En prime : le récit de Patricia Kerouak

Quand on demande à une conteuse comme Patricia Kérouak de nous parler de son examen d’agrément, on reçoit un superbe récit comme réponse. À lire ici!

 


Roxanne Boucher est conceptrice-rédactrice. Membre du conseil d’administration de la SQRP de 2014 à 2017, elle agit encore comme édimestre pour notre association. Elle travaille comme rédactrice dans le milieu publicitaire et pour quelques entreprises. Elle se spécialise aussi en adaptation publicitaire.

Par Sandra Cusson, M. Ps., réd. a.

Vous l’attendiez depuis longtemps.  Un beau mandat, en plein dans un domaine qui vous intéresse vivement, et vous entrevoyez d’excellentes perspectives de collaboration à long terme avec ce client.  Bref, un travail de rêve qui vous apporterait satisfaction et plaisir, en plus d’une rémunération des plus intéressantes!  Vous avez la conviction d’être le candidat idéal pour ce travail.  D’ailleurs, le dossier que vous avez présenté a su retenir l’attention et il ne vous reste qu’à rencontrer votre client potentiel et à faire bonne impression.  Comment mettre le plus de chances de votre côté?  En effectuant une préparation adéquate, bien sûr!

 

Se préparer : quelques incontournables

Effectuer une recherche d’information.  Il s’agit de recueillir des informations pertinentes sur l’entreprise, ses caractéristiques, son mandat, ses objectifs, ses valeurs, son équipe de direction, etc.  Ce faisant, vous obtiendrez deux bénéfices principaux, soit : 1) un accroissement de votre sentiment d’efficacité personnelle – on est plus confiant lorsqu’on sait de quoi on parle – et 2) vous pourrez préparer quelques questions à poser en temps opportun.

Préparer quelques messages clés.  Revoyez votre profil professionnel et, comme on l’enseigne en relations publiques, ayez en tête deux ou trois messages importants que vous souhaitez transmettre lors de votre entretien.  Il s’agit d’un principe de base en matière de communications et de relations publiques.

Apporter un échantillon de votre travail.  Notre meilleure carte de visite demeure un échantillon de notre travail.  Et ça tombe bien; un texte ne pèse pas bien lourd dans un porte-documents et il s’agit d’un item qui se  remet facilement à l’issue d’une rencontre.

Se préparer aussi au plan psychologique

Assurez-vous d’avoir un plan B.  Comme le répète la Dre Sonia Lupien, experte en gestion du stress, le moyen le plus efficace pour gérer le stress n’est ni la tisane, ni le massage, ni la séance de yoga mais plutôt la présence d’un plan B au cas où les choses ne tourneraient pas comme on l’aurait souhaité.  Ainsi, vous pourrez vous dire que vous allez agir de votre mieux et que si les résultats ne sont pas ceux que vous souhaitez et que nous n’obtenez pas ce mandat, vous pourrez vous rabattre sur votre plan B. Qui sait, peut-être ce dernier vous apportera quelque chose d’encore mieux.

Apprivoisez l’incertitude.  La tolérance à l’incertitude compte parmi les compétences personnelles les plus intéressantes à développer.  Elle permet en effet de briser ces murs artificiels créés par un mode de pensée absolu (n’envisager qu’un seul scénario possible) ou dichotomique (noir ou blanc), en plus de favoriser une attitude optimiste, laquelle consiste à espérer au mieux et à accueillir ce qui vient avec curiosité et intérêt.  Ces atouts peuvent s’avérer fort bénéfiques dans toutes les sphères des relations personnelles et professionnelles.  Et comme toutes les compétences, on ne naît habituellement pas avec; on doit l’apprendre en passant par le processus type d’apprentissage, soit la prise de conscience, les essais, les erreurs et la progression.

 


Sandra Cusson est psychologue organisationnelle et rédactrice agréée de la SQRP.  Possédant de nombreuses années d’expérience dans les domaines de la consultation, de la recherche et du développement de contenus, elle offre maintenant ses services en tant que rédactrice à la pige.

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Par Patricia Keroack. réd. a.

Le grand jour

Il faisait un froid glacial ce matin de février 2013 alors que je me pressais vers les locaux du CRIQ situés dans le quartier Parc-Extension. J’avais tout prévu! Ma valise contenait plusieurs dictionnaires, quelques manuels et guides de grammaire et de rédaction, une grande quantité de stylos à bille (on ne sait jamais!), un assortiment complet de surligneurs et de petits autocollants, du papier à profusion et ma grande nervosité! Inutile de dire combien j’avais mal à l’épaule à force de traîner tout ce matériel qui, je le croyais, allait m’aider à écrire cet examen. Je n’avais aucune idée de ce qui allait se passer, je ne savais pas si j’avais le bagage et les outils nécessaires pour décrocher ce titre si convoité.

 

Et c’est parti!

Sur place, malgré la trentaine de candidats présents, je me sens bien seule! Je suis certaine que je n’y arriverai pas! La responsable de l’examen, Josée Boudreau (une réd. a.!) est d’un calme inouï. Elle nous explique le déroulement, nous distribue des enveloppes et le matériel d’examen. Je dois avoir encore le cerveau gelé de mon parcours dans ce froid sibérien, je n’arrive pas à me concentrer, comme si tout l’Univers avait décidé de me faire perdre mes moyens. Mon cœur bat la chamade, je dois me calmer et arriver à lire tous les documents qui m’ont été fournis. J’aurais aimé avoir un peu de calme autour de moi pour me permettre de reprendre mes esprits, mais le cliquetis des claviers devient de plus en plus fort, les autres ont déjà entamé leur examen! C’est la panique!

Mais non! Je décide de lire, trois fois plutôt qu’une, la feuille d’examen et les consignes s’y rattachant. Le directeur général de l’école Polytechnique veut avoir une lettre qui inciterait les jeunes cégépiens à choisir le génie comme carrière, qui plus est, de s’inscrire à Poly, comme le dit si bien l’usage populaire. Je n’ai pas fait Poly, je ne connais rien à Poly, mais comme tout bon communicateur, je dois trouver comment devenir le meilleur ambassadeur de cette vénérable institution. Certains mots-clés résonnent enfin dans ma tête, et je commence frénétiquement à lire la documentation fournie en appliquant à la lettre ma stratégie de classement, jaune pour intéressant, rose foncé pour important. Je réalise que ces petits coquins de responsables de l’examen m’ont donné plus de matériel que nécessaire. Une fois de plus, je relis les consignes, puis je dresse un plan de travail. Certaines recherches sur Internet s’avèrent nécessaires : le nom officiel de l’établissement, sa mission et sa vision. Je m’imprègne de toute la documentation pour mener ce mandat au meilleur de mes capacités.

En quelques minutes, mes doigts avaient pris une cadence qui me permettait de réfléchir et d’agir de façon coordonnée (je déteste ces instants où mes doigts trépignent d’impatience quand mon cerveau travaille encore sur un concept ou cherche le mot ou l’expression idoine).

Ouf! Je décèle un piège dans la documentation fournie. Avoir rapporté ces informations m’aurait sans doute enlevé des points, peut-être m’auraient-ils causé un échec. Je constate tous les jours que le succès dépend toujours de la compréhension que l’on a du sujet traité, que ce soit au travail ou pour un examen comme celui de la SQRP.

C’est fait…

Je termine l’examen avant la fin du temps imparti, ce qui me permet de me relire, une, deux, même trois fois. Je suis assez satisfaite du résultat même si, pendant plusieurs semaines, je pense à ce que j’aurais pu ajouter, ce que j’aurais pu dire autrement. J’aurais pu passer un temps fou à revoir le champ lexical de plusieurs mots, de jouer sur certains concepts, mais je sens que ce ne serait pas approprié pour ce mandat. Ai-je tort ou ai-je raison? D’autres candidates me disent avoir pris le temps de le faire alors que l’on marche ensemble vers le métro. J’ai ressenti une profonde déprime. Je n’avais aucune idée si je réussirais cet examen ou non, les autres étant bien meilleurs que moi, n’est-ce pas?

… et c’est réussi!

L’attente du résultat m’a semblé interminable, mais quelle joie ai-je ressentie lorsque la réponse est arrivée. Un bonheur que j’ai partagé avec ma famille et quelques personnes de mon entourage professionnel. Désormais, j’allais enfin être reconnue pour mes compétences rédactionnelles!

Détenir le titre de réd. a. ne m’a pas apporté la gloire ou d’avantages pécuniaires, mais il m’a permis de présenter mes travaux et textes avec une assurance que je n’avais pas avant. J’aime voir la réaction des clients et employeurs potentiels lorsque j’ouvre mon portfolio où mon nom suivi de réd. a. est bien visible.

 


Patricia Keroack participe à la préparation, la tenue et la correction de l’examen d’agrément depuis plusieurs années, en collaboration avec la responsable de l’agrément, Renée Senneville. Elle a été conseillère en communications et responsable des éditions chez Fédération des médecins spécialistes du Québec de 2006 à 2019 et travaille comme pigiste depuis.

Par Jean-François Major, réd. a.

Imaginez un restaurant de quartier qui accepte toutes les réservations sans savoir combien il possède de places. En période de pointe, des clients doivent faire la file pendant des heures avant de pouvoir s’asseoir. Par temps morts, des serveurs et cuisiniers sont payés à ne rien faire, parce qu’il n’y a pas assez de clients. On ne pourrait penser qu’un tel restaurant reste en affaires bien longtemps… alors que c’est pourtant ce que de nombreux travailleurs autonomes se retrouvent à faire en disant « oui » à tout.

Pour gérer efficacement la charge de travail, il faut d’abord connaître sa capacité.

 

Comment calculer sa capacité

Combien d’heures êtes-vous prêt à travailler par semaine ? Multipliez ce nombre par quatre : ça vous donnera une idée du nombre d’heures raisonnables qui sont disponibles pour le travail. À 35 h par semaine, ça représente 140 h.

Capacité : 35 h / semaine X 4 = 140 h par mois

Révisez le temps passé pour chaque client régulier lors des derniers mois. Si vous utilisez un logiciel de gestion de temps, vous obtiendrez la réponse exacte. Sinon, examinez vos factures pour chaque client et divisez le total par votre taux horaire (ou votre taux horaire « idéal » si vous facturez au mot).

 

Client Heures/mois
Gazebo Marketing 60 h
XYZ Média 36 h
Le Journal 25 h
Le Groupe Éclair 20 h
Mandats ponctuels 9 h
Total 150 h

 

Savoir prioriser les meilleurs projets

Si le total de vos engagements mensuels est plus élevé que votre capacité, c’est que vous roulez au-delà de votre capacité. C’est un heureux problème, mais ça implique nécessairement de travailler le soir ou la fin de semaine, par manque de temps. Dans une telle situation, mieux vaut se montrer sélectif avant d’accepter un nouveau mandat. Est-il plus intéressant ou payant que tout ce qu’on a déjà à faire ? Sera-t-on capable de livrer la marchandise dans les temps ? Parce que tout nouveau projet s’ajoute à des semaines de travail déjà pleines à craquer.

 

Combler les heures libres

Si à l’inverse, il reste du « lousse », c’est dans notre intérêt de le remplir. Ces heures vacantes peuvent être consacrées au développement des affaires, à l’autopromotion, à la rédaction de contenu ou encore, au bénévolat. On peut aussi se montrer plus souple sur le tarif régulier pour des mandats ponctuels : ces heures travaillées, même moins rentables, contribuent tout de même au chiffre d’affaires global. Il est aussi parfaitement acceptable de rouler à un rythme plus mollo à certains moments — prendre ça relax l’été, par exemple.

 

Un exercice à refaire

Les affaires évoluent continuellement. Certains clients quittent, de nouveaux arrivent. Il est utile de refaire ce calcul sur une base régulière – tous les six mois ou à la fin de l’année, par exemple. Ça permet d’avoir une idée claire de notre situation et de déterminer où concentrer nos efforts : chercher de nouveaux mandats ou livrer ceux qu’on a déjà ?

 


Jean-François Major est un rédacteur agréé à Montréal et membre du conseil d’administration de la SQRP. Il écrit du contenu de marque utile, avec toute la rigueur et la courtoisie d’un parfait gentleman. Depuis 2013, il compte des centaines de textes et billets publiés dans La Presse, SUITE, Cahier Habitat, CASA, Yoopa, BOIRE Mixologie et Joli Joli Design.
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